การเข้าใจข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญ เพราะองค์กรต่างๆ สร้างสารสนเทศเป็นจำนวนมากในแต่ละวันผ่านระบบและฟังก์ชันในการทำงานมากมาย รวมไปถึงแต่ละแผนกขององค์กรด้วย คุณจะเห็นได้เลยว่า แม้แต่ในธุรกิจขนาดเล็กเองก็สร้างข้อมูลที่มีความซับซ้อนและมีความเชื่อมโยงกันขึ้นมาเยอะมาก ทั้งข้อเท็จจริง รูปภาพ บันทึก หรือข้อมูลเชิงสถิติ และเมื่อเราเริ่มที่จะเก็บรวบรวมข้อมูลรายละเอียดที่อธิบายถึงความเป็นมาของข้อมูลอื่นๆ เราเรียกมันว่า ‘metadata’

แม้ว่าองค์กรจะใช้วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดแล้วก็ตาม ก็ยังไม่สามารถรับประกันได้ว่าพวกเขาจะสามารถค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้โดยง่าย

คุณอาจจะคิดว่าองค์กรของคุณมีการจัดการดูแลข้อมูลที่ดี มีขั้นตอนในการทำงานที่ชัดเจน สามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็ว และมีการอัปเดตข้อมูลเป็นประจำอยู่แล้ว แต่เราเชื่อว่าคุณยังจำเป็นที่จะต้องจดจำการอัปเดตระบบในแต่ละครั้ง การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในวิธีปฏิบัติทางธุรกิจต่างๆ และผู้คนที่เข้าออกซึ่งมีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ เพื่อที่จะติดตามสารสนเทศจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิผลและสามารถค้นหาคำตอบที่คุณต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจไหนก็ตาม การอัปเดตสถานะหรือจำนวนของจุดสัมผัส ล้วนแต่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลของคุณทั้งสิ้น

ในโลกที่มีรายการของข้อมูลต่างๆ เกิดขึ้นเป็นหน่วยนาโนวินาที การได้ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถที่จะค้นหาและติดตามสารสนเทศของคุณได้อย่างมีประสิทธิผลเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจทุกวันนี้ สิ่งนี้เรียกว่าการจัดการเมทาดาทา (Metadata Management) และการเข้าถึงสารสนเทศ ซึ่งเป็นหนึ่งในความท้าทายที่องค์กรต้องเผชิญในปัจจุบัน

กล่าวได้ว่าการทำความเข้าใจว่า metadata มีบทบาทในคลังข้อมูล (Datawarehouse) หรือคลังข้อมูลขนาดเล็กที่เก็บข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง(Datamart) ทางเทคนิคอย่างไรบ้างเป็นสิ่งที่ไม่ควรถูกมองข้าม