บริษัทของคุณมีข้อเท็จจริงหนึ่งเดียวหรือไม่? หากยังไม่มี ถึงเวลาที่คุณต้องเรียนรู้ว่าทำไมคุณจำเป็นต้องมีการลงทุนในระบบการจัดการข้อมูลด้านผลิตภัณฑ์ (product information management)

Product information management (PIM) เป็นส่วนย่อยของการจัดการข้อมูลหลัก (Master Data Management – MDM) ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างสำเนาข้อมูลหลักของผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ได้ คำว่า “ผลิตภัณฑ์” ในที่นี้อาจจะหมายถึงสินค้าที่จับต้องได้ที่วางขายในร้านค้า หรือสินค้าที่จับต้องไม่ได้ เช่น บัตรเครดิต เงินกู้ หรือสินทรัพย์จดจำนอง ซึ่งบทความของผมวันนี้จะเน้นไปที่ผลิตภัณฑ์แบบจับต้องได้เป็นหลัก

ธุรกิจมักจะจัดเก็บข้อมูลผลิตภัณฑ์ไว้ในหลากหลายระบบ ซึ่งอาจจะถูกเก็บไว้ในส่วนของระบบการบริหารจัดการทรัพยากรองค์กร (Enterprise Resource Planning – ERP) ระบบการจัดการวงจรการผลิต (Product Lifecycle Management System – PLM) ฐานข้อมูลบนคลาวด์ หรือที่แย่ที่สุดคือจัดเก็บไว้ในสเปรดชีต ที่แย่ไปกว่านั้นก็คือมีหลายบริษัทที่ใช้งานหลาย ๆ ระบบอยู่ ซึ่งอาจเป็นเพราะมีการใช้งานระบบเครือข่ายที่ยังไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้ดูแลระบบ IT ภายในองค์กร หรือที่เรียกว่า “Shadow IT” จากการขาดความเชื่อมโยงกันของคนในทีม หรือเพราะมีการควบรวมกิจการมาเป็นเวลาหลายปีแล้วไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงระบบ

ครั้งหนึ่งทีมงานของเราเคยทำงานกับลูกค้าที่ไม่ใช่ธุรกิจขนาดเล็ก เราพบว่าพวกเขาทำรายได้สูงถึงหกพันล้านดอลลาร์ แต่กลับต้องสูญเสียเงินจำนวนหลายล้านต่อปี เพราะไม่สามารถนำข้อมูลด้านผลิตภัณฑ์มาใช้งานได้อย่างถูกต้องตามที่ต้องการ ไม่มีการกำกับดูแลหรือควบคุมสเปรดชีตที่มีการแชร์กันระหว่างผู้ดูแลผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่แค่เพียงบริษัทนี้เท่านั้นที่มีปัญหานี้ แต่ยังมีอีกหลายบริษัทมากที่มีรายได้ถึงพันล้านดอลลาร์แต่ยังมีปัญหาจากการใช้งานสเปรดชีตในลักษณะนี้เช่นกัน

ในองค์กรที่มีการบริหารงานแบบเก่าซึ่งยังคงใช้ระบบการบริหารทรัพยากรขององค์กร ERP ระบบการจัดการวงจรการผลิต PLM ระบบซัพพลายเชน รวมถึงสเปรดชีต ซึ่งไม่ได้ถูกออกแบบขึ้นมาให้มีประสิทธิภาพเพียงพอต่อการนำมาใช้จัดการ ควบคุม และเผยแพร่ข้อมูลผลิตภัณฑ์ 

มีเหตุผลมากมายว่าทำไมองค์กรต่าง ๆ ถึงจำเป็นต้องมีระบบ PIM ที่แข็งแกร่ง ซึ่งหนึ่งในเหตุผลที่สำคัญที่สุดก็คือ ความต้องการของผู้บริโภคในการซื้อผ่านอีคอมเมิร์สเพิ่มมากขึ้นในทุกวัน เราต่างก็สั่งซื้อสินค้าหรือบริการผ่านเว็บไซต์หรือมือถือแบบออนไลน์มากกว่าการเดินทางไปที่ร้าน เวลาที่เราซื้อของผ่านช่องทางออนไลน์ ไม่ใช่แค่เรื่องของราคาเท่านั้นที่จะเป็นเกณฑ์ในการตัดสินใจซื้อ แต่รวมไปถึงข้อมูลของผลิตภัณฑ์ รูปภาพ และวิดีโอต่าง ๆ ก็มีความสำคัญด้วยเช่นกัน ซึ่งระบบ PIM ที่ดีจะทำให้องค์การมีการอัปเดตข้อมูลผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ผ่านแพลตฟอร์ม eCommerce ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้นด้วย

อีกเหตุผลหนึ่งที่สนับสนุนว่าองค์กรควรมีระบบการจัดการข้อมูลด้านผลิตภัณฑ์ก็คือ ระบบจะสามารถทำการเก็บรักษาข้อมูลด้านผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบระเบียบมากขึ้น ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจไม่ต้องการให้ใครก็ได้สามารถเข้าไปอัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดด้านผลิตภัณฑ์ เพราะอาจทำให้เกิดความเสี่ยงทางกฎหมายต่อบริษัทได้

โซลูชัน PIM ยังช่วยให้คุณสามารถกำกับดูแลให้การดำเนินงานเป็นไปตามกฎระเบียบข้อบังคับ ด้วยศักยภาพของเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยควบคุมการเข้าถึงและปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะเจาะจงของแต่ละองค์กรได้ โซลูชั่น PIM ยังช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลทางด้านดิจิทัลที่เกี่ยวข้องได้อย่างเหมาะสม เช่น รูปภาพ วิดีโอ และโบรชัวร์ผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ โดยจะมีแค่ข้อมูลสินค้าที่ถูกต้องเท่านั้นที่ได้ถูกเผยแพร่ลงบนช่องทางดาวน์สตรีมต่าง ๆ เช่น ระบบ eCommerce, แอปพลิเคชันมือถือ, ระบบขายหน้าร้าน (POS) หรือช่องทางการตลาดต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะไม่ต้องการใช้รูปภาพบนแอปพลิเคชั่นมือถือที่มีความละเอียดเท่ากับบนหน้าเว็บไซต์ เพราะอาจทำให้ผู้ซื้อใช้เวลาในการโหลดข้อมูลนาน ซึ่งโซลูชั่น PIM ทำให้มั่นใจว่าจะส่งข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้องในแต่ละช่องทางได้แบบอัตโนมัติ สม่ำเสมอ ด้วยวิธีการที่น่าเชื่อถือ

กดติดตามการอัปเดตข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ของเราผ่านช่องทาง LinkedIn