ในปี 2020 ที่ผ่านมา CEO Cover ได้สัมภาษณ์ Elon Musk ซีอีโอบริษัท Tesla เขาบอกว่าผู้บริหารควรใช้เวลาไปกับรายงานทางการเงิน ห้องประชุม และ PowerPoint ให้น้อยลง แต่ใช้เวลาให้มากขึ้นไปกับการพยายามพัฒนาให้ผลิตภัณฑ์ของพวกเขาดีที่สุดเท่าที่จะสามารถเป็นไปได้
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหารหรือไม่ ธุรกิจจำเป็นต้องมีคุณที่เข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบันในทุกขั้นตอนและทุกมุมมองของการพัฒนา ไม่ใช่แค่คอยค้นหาข้อมูลที่สำคัญ มองย้อนไปในอดีต หรือทำงานบนสเปรดชีตตลอดทั้งวันแค่นั้น
ในอีก 12 เดือนข้างหน้า
คุณต้องใช้เวลาหลายเดือนในการจัดทำงบประมาณ (budget) สำหรับปีหน้า และสุดท้ายก็ได้รับอนุมัติ แล้วทำไมคุณยังต้องปรับประมาณการตามสถานะการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) ในอีก 12 เดือนข้างหน้าด้วย?
โดยทั่วไป งบประมาณส่วนใหญ่มักจะล้าสมัยตั้งแต่วันที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งงบประมาณจะเป็นการจัดเตรียมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรต้องการบรรลุเป้าหมายในอีก 12 เดือนข้างหน้า แต่การประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) จะเป็นตัวแสดงสิ่งที่บริษัทจะบรรลุเป้าหมาย เมื่อนำมาเทียบกับงบประมาณ
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างงบประมาณ (budget) และการประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) ก็คือ งบประมาณเป็นการวางแผนสิ่งที่บริษัทต้องการที่จะบรรลุเป้าหมาย โดยอ้างอิงจากข้อมูลของปีที่ผ่านมาและดูว่าตลาดในปีหน้าจะมีแนวโน้มอย่างไรบ้าง
ส่วนการประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบันเป็นการคาดหวังผลลัพธ์ในปัจจุบัน ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบที่เป็นบทสรุปมากกว่า โดยมุ่งเน้นที่ตัวขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงและแสดงให้เห็นข้อมูลเชิงลึกว่า ทำอย่างไรถึงจะบรรเทาการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นเพื่อให้ธุรกิจยังเติบโตต่อไปได้อย่างต่อเนื่อง
เริ่มใช้แนวคิดมองไปข้างหน้า
ความเป็นผู้นำควรจะเป็นการมองไปที่อนาคต ผู้นำที่ดีควรจะให้แรงบันดาลใจ มีวิสัยทัศน์ที่ก้าวไกล และรู้ทิศทางของทั้งบริษัท โดยวิธีที่ดีที่สุดที่จะสามารถทำเช่นนั้นได้ก็คือการประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบันนั่นเอง
แต่เดิมธุรกิจมักจะใช้งบประมาณแบบคงที่ (static budget) ซึ่งอ้างอิงมาจากผลการดำเนินงานในอดีต แต่การประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) จะชี้ให้เห็นถึงข้อบกพร่องของงบประมาณแบบดั้งเดิม และให้คุณสามารถวางแผนได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยการกำหนดระยะเวลาและคาดการณ์ใหม่ในอีก 12 เดือนข้างหน้าได้เป็นระยะๆ
ทำให้โซลูชันง่ายขึ้น
การประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบันสามารถนำระบบที่มีความแตกต่างกันมาผนวกรวมไว้ด้วยกัน คุณอาจมีระบบหนึ่งสำหรับเก็บจำนวนปริมาณ อีกระบบสำหรับราคา หรือระบบสำหรับลูกค้าที่คาดหวัง (sales lead) โดยข้อมูลและการวิเคราะห์จากระบบที่แตกต่างกันดังกล่าวอาจจะอยู่ในคลังข้อมูลเดียวกันหรือต่างกัน แต่ถ้าคุณมีข้อมูลพร้อมในระบบที่เป็นศูนย์กลางระบบเดียว การจัดทำการประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบันก็จะสามารถทำได้ง่ายกว่าการที่ข้อมูลของคุณแยกส่วนกันไปซะหมด
การมีแพลตฟอร์มด้านการวิเคราะห์ชั้นสูง (advanced analytics platform) จะทำให้มีการตรวจทานที่มาของข้อมูลที่แตกต่างกัน กลายเป็นจุดศูนย์กลางที่มีฟังก์ชันการทำงานให้คุณสามารถดูที่มาของรายได้ และข้อมูลอื่นๆ ได้อย่างชัดเจน และเป็นเครื่องมือด้านการวิเคราะห์ที่ง่ายสำหรับการใช้งาน
ยิ่งทำน้อย ยิ่งดี
ปกติแล้ว นักวิเคราะห์ใช้เวลามากกว่า 80% ของพวกเขาไปกับการค้นหาข้อมูลที่ใช่ก่อนการลงมือวิเคราะห์จริง ส่วนอีกครึ่งหนึ่งของเวลาที่เหลือถูกใช้ไปกับการตรวจทาน และจัดการให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานได้ ทำให้พวกเขาเหลือเวลาอีกแค่ 10% เท่านั้นในการบ่งชี้ปัญหาต่างๆ ที่สำคัญที่ส่งผลต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ
การใช้แพลตฟอร์มด้านการวิเคราะห์ขั้นสูงจะช่วยเปลี่ยนแปลงสิ่งเหล่านี้อย่างสิ้นเชิง โดยให้ใช้เวลาน้อยลงกับการค้นหา ตรวจทาน ปรับแก้ และใช้สเปรดชีตน้อยลง ซึ่งน่าจะเป็นสิ่งที่ดีสำหรับองค์กรไม่น้อยเลยใช่ไหม?
สำหรับบางองค์กร อาจเป็นเรื่องยากที่จะทำการเปลี่ยนแปลงจากวิธีดั้งเดิมที่พวกเขาใช้มาตลอด แต่บางองค์กรก็ได้เล็งเห็นแล้วว่าแพลตฟอร์มด้านการวิเคราะห์ชั้นสูงนั้นสร้างความน่าเชื่อถือในการทำงานให้กับพวกเขาได้มากจริงๆ
การทำงานแบบอัตโนมัติอยู่รอบตัวคุณ
ในชีวิตประจำวันของคุณ คุณอาจจะใช้เครื่องซักผ้าแบบอัตโนมัติ มีหุ่นยนต์สำหรับดูดฝุ่นทำความสะอาด ใช้ GPS เพื่อนำทาง โทรศัพท์มือถือ จ่ายเงินออนไลน์ ช้อปปิ้งออนไลน์ ต่อสมาชิกกับบริการต่างๆ จนกระทั่งจัดการกับระดับน้ำตาลในเลือดแบบออนไลน์ การค้นหา ตรวจทาน ทำตารางข้อมูล และดูการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในตลาดที่สำคัญก็ทำได้แบบอัตโนมัติไม่ต่างกัน
ข้อดีของแพลตฟอร์มด้านการวิเคราะห์ขั้นสูงก็คือ คุณสามารถที่จะทำสิ่งเหล่านี้ได้โดยอัตโนมัติ…
- อัปเดตรายวันเกี่ยวกับตัวขับเคลื่อนระบบที่สำคัญ
- ได้คำตอบแบบทันทีโดยอ้างอิงมาจากอัลกอริทึมและสูตรของคุณที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า
- ดูรูปภาพและฟังก์ชันต่างๆ ได้อย่างชัดเจนแบบเรียลไทม์
- ดูข้อมูลรายละเอียดได้จากการคลิกที่ผลรวม
- จำลองสถานการณ์ What If Simulation ได้เป็นพันๆ ครั้ง ภายในคลิกเดียว
แพลตฟอร์มด้านการวิเคราะห์ขั้นสูงนี้จะช่วยให้การทำงาน 80% ของคุณในแต่ละวันเป็นไปโดยอัตโนมัติ ส่งผลให้คุณมีเวลาในการวิเคราะห์มากขึ้นเพื่อค้นพบคำตอบที่คุณต้องการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ทำให้น้อยไม่ใช่สิ่งที่น่ากลัว
พวกเราใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ อยู่ทุกวันโดยที่ไม่ได้นึกถึงมันด้วยซ้ำ การนำเทคโนโลยีด้านการวิเคราะห์เข้ามาใช้เองก็ทำให้การทำงานนั้นน่าเบื่อหน่ายน้อยลง และยังลดกิจกรรมต่างๆ ที่เคยทำให้คุณต้องเสียเวลาอีกด้วย ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ทำให้คุณกลายเป็นนักวิเคราะห์ที่ดีกว่าเมื่อวาน
นักวิเคราะห์ที่ใช้การประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบันแทนการทำงบประมาณแบบดั้งเดิมจะมีเวลา มีความคล่องแคล่ว และมีข้อมูลเชิงลึก เพื่อให้ทำการตัดสินใจได้ดีที่สุดในสถานการณ์ที่ไม่อาจคาดเดาได้
พีเอ็มสแควร์เป็นบริษัทในเครือเดียวกันกับ Cornerstone ซึ่งเป็นผู้นำด้านการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการจัดการประสิทธิภาพทางธุรกิจ (performance management) ในประเทศออสเตรเลียและภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก เป็นพาร์ทเนอร์ระดับแพลทินัมของ IBM ที่เพิ่งได้รับรางวัล IBM’s Top Cloud และ Cognitive Partner for the region เมื่อไม่นานมานี้ และเป็นผู้ให้คำปรึกษาในประเทศออสเตรเลียแห่งเดียวที่มุ่งเน้นเกี่ยวกับการวิเคราะห์ทางธุรกิจและการบริหารจัดการด้านการเงิน พวกเราได้ช่วยกว่าร้อยบริษัทในการปรับปรุงให้การทำงานมีความคล่องแคล่วรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้วยโซลูชันการประมาณการตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast solution)
